Waarom handmatig voorraadbeheer uw groei belemmert

Veel startende webshops beginnen hun voorraadbeheer in een simpele Excel-sheet of zelfs met pen en papier. Dat lijkt in eerste instantie voldoende, maar deze aanpak houdt geen stand naarmate uw bedrijf groeit. Maar liefst 24% van de kleine bedrijven beheert zijn voorraad nog met pen en papier. Handmatig voorraadbeheer is tijdrovend en foutgevoelig – en die fouten en inefficiënties stapelen zich op tot flinke verborgen kosten. In deze blog bespreken we hoe handmatig voorraadbeheer uw bedrijf vertraagt en waarom automatisering de sleutel is tot schaalbaarheid.

Fouten en tijdverlies door handmatige processen

Menselijke fouten sluipen onvermijdelijk in bij handmatig voorraadbeheer. Het overtypen van cijfers, vergeten aanpassingen en miscommunicatie leiden tot onnauwkeurige voorraadstanden. Uit cijfers blijkt dat in 46% van de magazijnen menselijke fouten het grootste probleem vormen. Denk aan verkeerd getelde producten of een bestelling die dubbel wordt afgeboekt. Bovendien kost het bijhouden van voorraad in spreadsheets of op papier enorm veel tijd – tijd die u niet kunt besteden aan strategische taken zoals verkoop en marketing. Iedere handmatige telling of correctie is verloren uurproductiviteit. Naarmate uw orderstroom toeneemt, wordt dit onhoudbaar: medewerkers zijn continu bezig brandjes te blussen in plaats van proactief te werken.

Geen realtime inzicht vertaalt zich naar taallose gemiste kansen en potentiele gevaren

Bij handmatig beheer heb je geen actueel overzicht van je voorraadstatus. Hiernaast blijven verouderde, onrelevante gegevens in je systeem die je moet aanwijzigen door een update handmatig uit te voeren. Dat kan heel makkelijk leiden tot serieuze fouten in je voorraadsysteem met nog serieuzere gevolgen. Bijvoorbeeld, je kan een klant of meerdere klanten per ongeval vertellen dat een product al uitverkocht is terwijl het werkelijk nog op je voorraad staat.

Als gegevens versnipperd en niet live / geautomatiseerd zijn, missen bedrijven de gelegenheid om snel te reageren op trends en voorraadtekorten. Stel dat een product onverwacht hard verkoopt. Excel bladjes en handmatige updates zullen het heel moeilijk maken om zoiets tijdig op te merken, laat alleen actie te nemen. Het eindresultaat? Een flinke afname in je omzet.

Ook het opsporen van afwijkingen (zoals diefstal of voorraadverschillen) is lastiger zonder geautomatiseerde waarschuwingen. 75% van de supply chain-professionals geven aan hun voorraadbeheer te willen verbeteren. Ondertussen investeert een groeiend aantal winkeliers in betere systemen, met een toename van 25% in bedrijven die moderne, efficiente voorraadsoplossingen al aan het inmplementeren zijn.  Al met al, alles duidt erop dat het bezitten van fors, efficient en betrouwbaar realtime inzicht geen luxe meer is, maar een actuele noodzaak die bedrijven niet kunnen negeren als ze competitief willen blijven.

Automatisering als groeiversneller

De oplossing is overstappen op een dedicated voorraadbeheersysteem dat automatisering en realtime inzicht biedt. Met zo’n systeem worden voorraadmutaties direct geregistreerd en gedeeld over al uw kanalen. Verkoop via Bol.com of uw eigen webshop? Het systeem werkt de voorraad automatisch bij, zodat u altijd de juiste aantallen ziet en overselling voorkomt. Automatisering vermindert ook sterk het aantal fouten: barcode-scanning en softwarecontroles vervangen handmatige invoer, waardoor de voorraadnauwkeurigheid drastisch toeneemt. Daarnaast bespaart u enorm veel tijd, routineuze tellingen en updates verlopen automatisch, zodat uw team zich kan richten op groei en klanten. Bedrijven die de switch maakten, rapporteren een soepelere bedrijfsvoering en minder noodgrepen om fouten te herstellen. In plaats van stress over kloppende voorraad, kunt u zich bezighouden met het uitbreiden van uw assortiment of het verbeteren van uw klantservice. Automatisch voorraadbeheer is daarmee een echte groeiversneller: het maakt uw operatie schaalbaar zonder dat de werkdruk onevenredig stijgt.

Conclusie

Handmatig voorraadbeheer lijkt goedkoop, maar de verborgen kosten in de vorm van fouten, tijdverlies en gemiste verkoopkansen zijn aanzienlijk. Als uw webshop wil doorgroeien, is investeren in een geautomatiseerd voorraadbeheersysteem zoals Directify een verstandige zet. Zo’n systeem geeft u realtime inzicht, voorkomt menselijke fouten en maakt uw proces efficiënter. Het resultaat: u bespaart tijd en geld, en uw bedrijf kan zonder struikelblokken opschalen, terwijl u klanten altijd accurate voorraadinformatie en betrouwbare leveringen biedt.