Handmatig voorraad- en prijsbeheer kost je webshop tijd en omzet
Veel webshops werken nog met Excel of papierlijsten. Handmatig voorraad- en prijsbeheer kost veel tijd en veroorzaakt fouten, waardoor omzet misloopt. Je moet vaak producten achteraf bijbestellen en bestellingen lopen stuk. In dit blog leggen we uit waarom handmatig werken je rem zet en welke eenvoudige stappen je kunt nemen om te automatiseren.
Tijdverlies en fouten bij handmatig beheer
Handmatige data-invoer vergt veel tijd en is foutgevoelig. Als je prijzen en voorraadaantallen zelf bijwerkt, sluipen makkelijk typefouten in. Hierdoor kan een artikel als ‘op voorraad’ blijven staan terwijl dat niet zo is. Zulke fouten zorgen voor vertraging en frustratie bij je team en je klanten.
Een ander nadeel is dat handmatig beheer niet schaalt. Zodra je webshop groeit, wordt het lastig om zonder waarschuwingen op tijd in te kopen. Bij gebrek aan realtime inzichten plan je vaak te laat in. Dat leidt tot geannuleerde bestellingen en gemiste omzet.
Gemiste omzet door voorraad- en prijsfouten
Als voorraad- of prijsgegevens niet kloppen, gaat direct omzet verloren. Bijvoorbeeld:
Onjuiste voorraadstatus. Klanten kunnen geen bestelling plaatsen als de voorraadinformatie niet klopt. Ze verlaten je site wanneer een product alsnog uitverkocht blijkt.
Onjuiste prijzen. Handmatige prijsupdates kunnen makkelijk leiden tot reken- en tikfouten die je winstmarges verlagen
In beide gevallen valt een deel van je omzet weg, en kost het veel moeite om de fouten achteraf te herstellen.
Begin met eenvoudige automatisering
Je hoeft geen duur systeem aan te schaffen om te profiteren van automatisering. Met kleine stappen kun je al veel tijd besparen. Tradogram stelt bijvoorbeeld dat medewerkers dagelijks uren kwijt zijn met administratief werk, terwijl automatisering dat naar een fractie terugbrengt. Probeer deze snelle verbeteringen:
Automatiseer voorraadupdates. Activeer in je webshopsysteem de functie die voorraad automatisch bijwerkt bij elke bestelling. Zo voorkom je overselling.
Automatiseer prijswijzigingen. Stel bulk-updates in of maak gebruik van kortingsregels. Zo minimaliseer je typfouten bij prijsaanpassingen.
Gebruik basale tools. Zet Excel- of Google Sheets-sjablonen in met formules voor je voorraad en prijzen. Dat versnelt handmatige controles.
Plan vaste routines. Controleer bijvoorbeeld elke ochtend kort je voorraad- en prijsinformatie. Zo ontdek je fouten tijdig.
Conclusie
Handmatig voorraad- en prijsbeheer kost je webshop al snel veel tijd en geld. Begin daarom direct met kleine verbeteringen:
Activeer automatische voorraad- en prijsupdates in je webshopsysteem of via een plugin.
Maak sjablonen met formules voor voorraad- en prijsadministratie (bijvoorbeeld in Excel of Sheets).
Plan regelmatig snelle controles van je voorraden en prijzen (bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks).
Overweeg een betaalbare voorraad- of prijs-tool: veel aanbieders zijn geschikt voor het MKB.
Met deze stappen verminder je fouten, houd je meer tijd over voor je klanten, en neem je de prestaties van je webshop direct in de hand.
